Confidențialitate parteneri (Gmail)

1. Cine este operatorul și cui se aplică documentul

CONNECTBASE SRL, IDNO/cod fiscal 1023600007753, sediu: MD-2089, Republica Moldova, mun. Chișinău, s. Ciorescu, str. Ștefan cel Mare, nr. 9, operează platforma Autocare, inclusiv autocare.md și interfața pentru parteneri.

Documentul se aplică persoanelor care, în numele unei companii partenere Autocare, conectează un cont Gmail la Autocare, precum și datelor persoanelor care apar în mesajele preluate (de exemplu expeditori, clienți sau pasageri). El completează Politica de confidențialitate generală Autocare, disponibilă în Centrul de informații legale, care rămâne aplicabilă pentru restul prelucrărilor.

Roluri distincte. Compania parteneră alege cutia poștală, folderul și expeditorii ale căror mesaje sunt preluate și folosește rezervările rezultate în propria activitate de transport, ca operator independent pentru această activitate. CONNECTBASE SRL operează serviciul Autocare, contul și securitatea platformei și preluarea automată a mesajelor descrisă în acest document.

Pentru întrebări și exercitarea drepturilor: [email protected], telefon +373 60 003 377.

2. Ce acces solicităm de la Google

Funcția de conectare Gmail solicită numai permisiunile din tabelul de mai sus și le folosește numai pentru operațiunile descrise în acest document. Cererea de autorizare permite Google să adauge la aceeași autorizare permisiunile pe care le-ai acordat anterior aceleiași aplicații Autocare (include_granted_scopes), astfel că autorizarea poate cuprinde și astfel de permisiuni acordate în alt context. Funcția de conectare Gmail folosește autorizarea numai pentru operațiunile Gmail descrise aici.

3. Ce date citim și când

3.1. La configurare

Pentru a te ajuta să alegi sursele de rezervări, Autocare citește, pentru maximum 200 de mesaje recente din folderul ales de tine, din ultimele 30 de zile în mod implicit (intervalul poate fi extins până la 90 de zile), metadatele (expeditor, subiect, dată, identificator Message-ID) și fragmentul din corpul mesajului generat de Gmail („snippet”), pe care îl stocăm până la 500 de caractere. În această etapă mesajele nu sunt filtrate după expeditor, deci lista poate include și mesaje care nu au legătură cu rezervările, iar fragmentele lor pot conține date personale.

Când alegi un mesaj pentru previzualizare sau test, Autocare citește conținutul complet al mesajului respectiv și îl trimite furnizorului de inteligență artificială configurat (vezi secțiunea 5), pentru a-ți arăta ce date ar putea fi extrase. Acest lucru se întâmplă pentru mesajul ales de tine, chiar dacă expeditorul lui nu este (încă) configurat ca sursă.

Mostrele colectate la configurare (metadatele, fragmentele și conținutul mesajelor previzualizate sau testate) sunt șterse automat la aproximativ 7 zile după ce au fost citite, inclusiv atunci când conexiunea a fost între timp activată. Dacă anulezi configurarea, mostrele sunt șterse imediat, în aceeași operațiune cu anularea (vezi secțiunea 6).

3.2. După activare

După ce activezi conexiunea, Autocare preia integral toate mesajele noi care ajung în folderul ales, inclusiv mesajele de la expeditori pe care nu i-ai configurat. Ce se întâmplă apoi depinde de expeditor:

• mesajele de la expeditori configurați sunt procesate automat pentru identificarea și extragerea datelor despre rezervare și pasageri;
• mesajele de la expeditori neconfigurați nu sunt trimise la procesarea automată pentru rezervări, dar sunt stocate de Autocare și sunt vizibile operatorilor companiei partenere în interfață. Conținutul lor este șters automat la aproximativ 24 de ore de la primire; după aceea rămân vizibile doar metadatele.

Conținutul mesajelor nu este păstrat nelimitat în Autocare. Termenele după care este șters și datele care rămân sunt descrise în secțiunea 6.

3.3. Categorii de date

În funcție de mesaj, datele pot include: adresa Gmail conectată; antetele mesajelor (de exemplu expeditor, destinatari, subiect, dată); fragmentul din corpul mesajului generat de Gmail („snippet”); corpul mesajului; textul extras din atașamentele PDF; datele despre rezervare și pasageri extrase din acestea (de exemplu nume, contact, rută, dată, număr de locuri).

4. Cum folosim datele

Folosim datele din Gmail numai pentru a furniza și îmbunătăți funcția vizibilă utilizatorului de preluare a cererilor de rezervare din e-mail:

• afișarea mesajelor și a surselor în interfața partenerului, pentru configurare și control;
• previzualizarea, la configurare, a datelor care ar putea fi extrase dintr-un mesaj ales de tine;
• extragerea automată a datelor de rezervare din mesajele expeditorilor configurați și crearea ori actualizarea înregistrărilor de rezervare în contul partenerului;
• diagnosticarea erorilor, securitatea serviciului și prevenirea abuzului;
• respectarea obligațiilor legale.

Temeiul prelucrării, după caz. Preluarea și procesarea mesajelor au loc pentru că serviciul este solicitat și activat de compania parteneră, în cadrul relației sale cu Autocare. Diagnosticarea erorilor, securitatea și prevenirea abuzului se bazează pe obligațiile de securitate și pe interese legitime proporționale, iar divulgările către autorități au loc numai când sunt cerute de lege. Compania parteneră trebuie să aibă dreptul de a conecta cutia poștală aleasă și de a folosi pentru rezervările sale datele persoanelor care îi scriu.

Transparența procesării automate

Extragerea datelor din mesaje este realizată automat, cu ajutorul unui model de inteligență artificială și, după activare, al unui serviciu intern Autocare de procesare a rezervărilor. Rezultatul poate fi incomplet sau greșit; operatorii companiei partenere pot vedea mesajele sursă în interfață cât timp conținutul lor este păstrat (vezi secțiunea 6) și rămân responsabili pentru verificarea rezervărilor înainte de a le confirma pasagerilor. Când un mesaj ajunge să aștepte verificare manuală, Autocare afișează o alertă administratorilor companiei partenere în interfața partenerului (alerta include subiectul mesajului); verificarea este făcută de operatorii partenerului, nu de personalul Autocare. Autocare nu folosește această procesare pentru profilare publicitară.

5. Cui transmitem datele

• Operatorii companiei partenere care au acces la contul partenerului în Autocare văd mesajele preluate (inclusiv cele de la expeditori neconfigurați) cât timp conținutul lor este păstrat potrivit secțiunii 6, apoi doar metadatele acestora, precum și rezervările rezultate.
• Furnizorul de inteligență artificială configurat de Autocare primește conținutul mesajelor trimise la extragere: după activare, mesajele de la expeditorii configurați; la configurare, mesajele pe care le alegi pentru previzualizare sau test, indiferent de expeditor. Datele transmise pot include corpul și antetele mesajului, textul din atașamentele PDF, datele deja extrase și contextul rezervării respective (inclusiv extrase din mesaje anterioare legate de aceeași rezervare). În prezent furnizorul implicit este OpenAI; furnizorul poate fi schimbat prin configurarea Autocare. Poți solicita la [email protected] furnizorul folosit la un moment dat.
• Furnizorii de găzduire, baze de date și infrastructură ai Autocare, în măsura necesară funcționării serviciului.
• Autorități competente, numai când divulgarea este cerută de lege.

Serviciul intern de procesare a rezervărilor. După activare, extragerea este coordonată de un serviciu de procesare care face parte din platforma Autocare și este operat de CONNECTBASE SRL; nu este un destinatar terț. Acest serviciu primește de la aplicația Autocare conținutul mesajului și contextul rezervării, le prelucrează în memorie pe durata cererii și le transmite furnizorului de inteligență artificială. Serviciul nu salvează conținutul mesajelor în baza sa de date, pe disc, în memoria cache sau în cozi de procesare. Jurnalele sale tehnice pot conține însă fragmente de date derivate din mesaje (de exemplu date de rezervare extrase sau detalii din mesaje de eroare); vezi secțiunea 6. Cererile acestui serviciu către OpenAI sunt trimise cu opțiunea prin care se cere ca răspunsurile să nu fie stocate de furnizor (store: false); această opțiune nu stabilește, singură, cât timp poate păstra furnizorul datele primite, de exemplu pentru prevenirea abuzurilor.

Ștergerea automată descrisă în secțiunea 6 se aplică datelor stocate în baza de date a aplicației Autocare. Ea nu se extinde la copiile deja transmise furnizorului de inteligență artificială, al căror termen de păstrare este stabilit de furnizor și pe care nu îl putem indica în prezent, și nici la jurnalele tehnice și copiile de siguranță descrise în secțiunea 6.

Nu vindem datele din Gmail și nu le transmitem unor terți pentru publicitate.

Prelucrare în afara Republicii Moldova. Conținutul trimis furnizorului de inteligență artificială configurat (în prezent OpenAI) poate fi prelucrat în afara Republicii Moldova. Informații despre țările în care pot fi prelucrate datele și despre garanțiile aplicate transferului pot fi solicitate la [email protected]. Regulile generale privind transferurile internaționale sunt descrise în secțiunea 7 a Politicii de confidențialitate generale.

6. Stocare, securitate și păstrare

Ștergerea automată este realizată de un proces care rulează din oră în oră, astfel că poate avea loc cu până la aproximativ o oră după împlinirea termenului. Excepție face anularea configurării, când mostrele sunt șterse imediat.

Aplicăm controlul accesului, autentificarea și jurnalizarea descrise în Politica de confidențialitate generală. Spre deosebire de tokenurile OAuth, conținutul mesajelor nu beneficiază în prezent de o criptare suplimentară la nivel de aplicație.

7. Respectarea politicii Google privind datele utilizatorilor (Limited Use)

În română: utilizarea și transferul de către Autocare al informațiilor primite prin API-urile Google respectă Google API Services User Data Policy, inclusiv cerințele Limited Use. Datele din Gmail sunt folosite numai pentru funcția de preluare a rezervărilor descrisă aici; nu sunt folosite pentru publicitate, nu sunt vândute și nu sunt folosite sau transferate de Autocare pentru dezvoltarea, îmbunătățirea ori antrenarea modelelor generale de inteligență artificială sau învățare automată.

Personalul Autocare nu citește conținutul mesajelor din Gmail, cu excepția situațiilor permise de această politică Google: cu acordul tău explicit pentru anumite mesaje (de exemplu, într-o cerere de suport), când este necesar pentru securitate sau investigarea abuzului, pentru respectarea legii ori pentru operațiuni interne, cu date agregate și anonimizate. Operatorii companiei tale partenere văd mesajele în interfață ca parte a funcției pe care ai activat-o; alertele de verificare manuală descrise în secțiunea 4 sunt adresate administratorilor companiei partenere și nu presupun citirea de rutină a mesajelor de către personalul Autocare.

8. Controlul tău și revocarea accesului

• Sursele: tu alegi folderul conectat și expeditorii ale căror mesaje sunt procesate pentru rezervări.
• Revocarea: poți revoca oricând accesul Autocare din contul Google, la https://myaccount.google.com/permissions. După revocare, Autocare nu mai poate citi mesaje noi din Gmail.
• Datele deja preluate: revocarea accesului nu șterge imediat mesajele deja preluate în Autocare. Conținutul lor este șters potrivit termenelor din secțiunea 6, iar metadatele mesajelor și datele rezervărilor rămân. Pentru ștergerea lor, scrie la [email protected].
• Ștergerea căsuței poștale din Autocare: poți șterge din interfața partenerului o căsuță poștală conectată numai după ce nu mai are surse de rezervări legate de ea. Ștergerea elimină din baza de date Autocare tokenurile OAuth ale acelei căsuțe, dar nu revocă accesul acordat în contul Google; revocarea trebuie făcută separat, la https://myaccount.google.com/permissions. Ștergerea căsuței nu șterge nici mesajele deja preluate: conținutul lor este șters potrivit termenelor din secțiunea 6, iar metadatele mesajelor și datele rezervărilor rămân. Pentru ștergerea lor, scrie la [email protected].

9. Drepturile persoanelor

Tu și persoanele ale căror date apar în mesaje aveți drepturile descrise în Politica de confidențialitate generală: acces, rectificare, ștergere, restricționare, opoziție, portabilitate unde este aplicabilă, retragerea consimțământului și plângere la Centrul Național pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal. Cererile se trimit la [email protected]; putem cere informațiile strict necesare pentru verificarea identității și răspundem fără întârziere nejustificată, în mod normal în maximum o lună.

Compania parteneră decide ce cutie poștală, ce folder și ce expeditori conectează și folosește rezervările rezultate în propria activitate, ca operator independent (vezi secțiunea 1); pentru evidențele păstrate de partener în afara Autocare, persoanele trebuie să contacteze și partenerul.

10. Modificări

Publicăm versiunea și data intrării în vigoare. Modificările materiale, inclusiv schimbarea termenelor de păstrare descrise în secțiunea 6, vor fi reflectate într-o versiune nouă a acestui document. Dacă o modificare extinde accesul la datele Google sau utilizarea lor, vom cere din nou acordul, unde este necesar.